Si algo nos enseña la gestión de una crisis, pequeña o grande, es la necesidad de enfocarnos en lo que realmente importa, lo esencial, y que además añade valor para las personas y para las organizaciones, sean del tipo que sean. Se trata de potenciar el arte de simplificar.
Sencillo…
… Fácil…
… Claro…
… Concreto…
… Simple…
Para enfocar necesitamos simplificar, porque cuando existe mucha complejidad, es muy fácil dispersarse. Y con la dispersión las decisiones se enlentecen y se pueden volver más débiles e inadecuadas.
Si se desea gestionar de forma más exitosa nuestra vida personal y profesional tenemos que empezar a abrazar el paradigma de la simplicidad. Ante una vida que se va volviendo cada vez más compleja, la necesidad de querer simplificarla al máximo va a ser un activo clave en nuestro liderazgo personal.
Este es un proceso que las personas aprendemos a respetar cada vez más a medida que nos vamos haciendo mayores. Así como las grandes corporaciones están empezando a reestructurarse en unidades y divisiones más autónomas e independientes para que, aumentando su simplicidad operativa, puedan conseguir ser más eficientes y ágiles para dar respuesta al mercado en el que operan.
Como Edward de Bono apunta en su libro “Simplicidad”, tenemos que creer en la simplicidad como un valor a expandir y tener siempre presente en nuestra vida, y no sólo para el bien propio, sino también para el bienestar de nuestro entorno.
Cuando integramos este valor de forma profunda y consecuente, las buenas ideas, los proyectos, los productos, los procesos o las soluciones, acuden de forma casi mágica. La creatividad, la productividad, la agilidad, o la rentabilidad, son a menudo el resultado de aplicar la simplicidad en todo su significado.
Pero simplificar puede llegar a ser muy complejo. La tradición, la burocracia, o la necesidad de perpetuar hábitos inútiles que benefician sólo a algunos, son grandes enemigos de la simplificación.
Hay que ser valientes para simplificar. Incluso necesitamos ser personas disruptivas capaces de romper con lo establecido, o volver a reiniciar lo que ya lleva recorrido, para mostrar que a veces algo sencillo puede llegar a ser algo muy poderoso. La tecnología, el arte, la moda, o la ingeniería, entre muchas disciplinas, lo tienen claro y nos muestran a menudo el camino a seguir.
¿Cómo podemos las personas, los equipos y las organizaciones, potenciar el arte de simplificar?
De Bono, apunta a algunos métodos para empezar a adquirir el hábito de simplificar. A continuación, menciono algunos de ellos:
- Revisar la historia. Hacer un ejercicio honesto y profundo para valorar si todavía se necesita hacer lo que se ha hecho hasta la fecha.
- Escuchar. Dar el protagonismo a las personas que conocen realmente los procesos para que ayuden a decidir que hay que dejar de hacer.
- Combinar. Juntar operativas o procesos distintos en uno para optimizar.
- Extraer conceptos. Entender la esencia o motivo original del proceso para, a partir de este, buscar una forma más simple de implementarlo.
- Lo general y la excepción. Focalizarse en la columna vertebral del proceso de forma prioritaria, en lugar de atender de inicio todas las excepciones.
- Reestructurar. Cambiar los procesos para hacerlos más ágiles y simples.
- Empezar de cero. Diseñar el proceso desde cero, sin considerar lo hecho hasta ahora, para compararlo con la situación actual.
- Pequeñas unidades. Descentralizar y separar grandes procesos en bloques más autónomos.
- Amputación provocativa. Dejar inoperativa alguna parte del sistema para valorar su incidencia en el resultado final.
- Desear. Permitirse dibujar el proceso ideal más simple posible, para crear tendencia de ejecución. Lo que no se imagina no se puede implementar.
- Cambios de energía. Mover el foco de energía prioritario de una parte a otra del sistema o proceso.
Se trata, pues, de poner la intención en simplificar, y no únicamente en el resultado a obtener. Ya que, si sólo consideramos lo conseguido, es posible que acabemos “comprando” procesos o sistemas farragosos, lentos y costosos.
Es por este motivo que el deseo, la mentalidad, y la acción de simplificar nos va a hacer tomar consciencia de que no todo vale para conseguir los objetivos marcados. El “cómo” es igual de determinante que el “qué”, e incluso puede llegar a ser el responsable del fracaso o éxito de este último.
Así que, te animo a que te comprometas a simplificar algunos aspectos de tu vida personal y/o profesional. ¡Hacerlo tiene premio seguro!
Enric Arola
