El paradigma sobre la gestión de la información ha cambiado. Antes (parece que haga mucho más tiempo del que realmente ha pasado) se decía que «la información era poder», porque no era tan fácil acceder a ella. Ahora, ese poder ya no se dispensa a cuentagotas, sino que funciona como un autoservicio en el que cualquiera puede llegar a empacharse de datos y contenidos. De ahí la necesidad de aprender a gestionar el exceso de información de forma eficaz. En este artículo reflexionaré sobre cómo hacerlo.
La información, o mejor dicho, el disponer de ella, es un arma de doble filo. Por un lado, disponer de ella en el momento adecuado, puede suponer conseguir los resultados deseados, o gestionar con éxito una situación concreta.
Por otro lado, el tener información irrelevante, o distorsionada, puede llevarnos a fracasar en la gestión de otras situaciones.
En la gestión de la información muy a menudo aplica la máxima de “menos es más”, debido a que, es tan enorme la cantidad de datos disponibles, es muy tentador escoger senderos inapropiados y perderse en el sinfín de inputs.
El objetivo fundamental de disponer de información es el de aumentar nuestra capacidad para gestionar la incertidumbre. Pero si la dosis no es la adecuada, en lugar de conseguir claridad y concentración, lo que vamos a encontrar es confusión y dispersión.
La cantidad de información recibida bien gestionada nos va a permitir enfocar, mientras que su mala gestión va a provocar que nos desenfoquemos de lo que en realidad perseguíamos con, precisamente, su búsqueda.
Cómo gestionar el exceso de información
Es tan fácil caer rendido a los cánticos de las sirenas de la información, que se requiere estar preparados para saber cuando estamos dejando de enfocar por el exceso de referencias recibidas.
A continuación, apunto algunas estrategias que se pueden seguir para hacer una buena gestión de la información:
- Identificar el “punto de inflexión”. Hay que identificar cuanto antes el momento en el que empezamos a “perdernos”, desviándonos del camino correcto. El indicador será la sensación que experimentaremos de estar perdiendo el tiempo. Si la sentimos, parar y renfocar.
- Determinar exactamente la información que se busca. Para encontrar las respuestas correctas, primero debemos hacernos las preguntas adecuadas. Ellas nos guiarán la búsqueda de forma apropiada. Incluso en las “tormentas de ideas”, a veces es mejor centrarse en hacer buenas preguntas, que sólo en dar respuestas, como apunta Hal Gregersen.
- Seleccionar las fuentes o canales de búsqueda. Existen muchas fuentes donde acudir a informarnos. Será preciso identificarlas, considerando el hecho de que sean complementarias en los enfoques y en el tipo de información facilitada.
- Priorizar las fuentes de información y empezar por las que pueden ser más exitosas. No todos los canales ofrecen las respuestas que buscamos con la misma calidad o precisión. Identificar las que parecen más fiables para cumplir con nuestras necesidades, y empezar por ellas. Luego seguir con las que tenemos expectativas menores.
- Limitar la fase de recopilación de información. Para evitar perderse en el océano de datos disponibles, es fundamental establecer un tiempo máximo para explorar las distintas fuentes. Respetar ese límite, de forma más o menos estricta, nos ayuda a desarrollar un proceso de búsqueda más eficiente.
- Descartar la fuente que no ofrece el tipo de información deseada. Si la inversión destinada a una búsqueda no ha dado sus frutos en el tiempo previsto, es posible que no los dé tampoco en el futuro, o que se esté perdiendo la oportunidad de encontrarlos más rápidamente por otras fuentes.
- Evitar caer en la trampa de acceder a contenidos que resultan atractivos, pero que no responden a lo que se busca. Internet es un campo de minas: está lleno de enlaces y recursos que pueden parecer interesantes, pero que nos alejan de aquello que realmente necesitamos en ese momento. La inteligencia artificial, responsable en buena parte de estos atajos, a menudo responde más a los intereses de quienes la diseñan que a las necesidades reales de las personas usuarias.
- Coordinarse con otras personas para optimizar la búsqueda de información. En un entorno con tantos datos disponibles, resulta imprescindible crear alianzas con personas de perfiles distintos, pero con un interés común. Aunar esfuerzos permite hacer la búsqueda más eficiente y encontrar mejores respuestas en menos tiempo.
- Ir de lo genérico a lo específico. Es difícil buscar lo que no se sabe exactamente que se puede encontrar. Por eso, el proceso debería empezar por los «titulares» y, una vez identificados, profundizar en los detalles que realmente nos interesan y que, quizás, ni siquiera esperábamos descubrir.
- Aprovechar el hilo del proceso de búsqueda en el momento. En ocasiones, la exploración nos descubre una línea de investigación que puede resultar muy fructífera. Abandonarla o dejarla para más adelante con el fin de seguir otras vías puede hacernos perder oportunidades valiosas por no aprovechar el momento.
- Confiar en la intuición. El proceso de búsqueda necesita de estructura en gran medida, pero esto no excluye la posibilidad de seguir nuestra “voz interna” que, sin seguir ninguna lógica específica, nos guía hacia una línea de investigación concreta. Darle una oportunidad para explorarla, antes de descartarla, puede llegar a ser una muy buena opción.
- Muy a menudo la mejor información que se puede encontrar es… ninguna. Hay contenidos que, en determinados momentos, nos alejan de nuestro objetivo, ya sea porque nos hacen perder el hilo de la búsqueda o porque afectan negativamente a nuestra actitud. Por eso, en épocas de crisis o emergencias, conviene dosificar el acceso a la información y seleccionar muy bien las fuentes. Necesitamos contenido que nos impulse a avanzar, no ruido que nos haga tropezar.
Espero que estas reflexiones te ayuden a seguir gestionando la información de la forma más eficiente posible. ¡Tu productividad y tu sostenibilidad dependen de ello!
Enric Arola
