El paradigma sobre la gestión de la información ha cambiado. Antes (parece que haga mucho más tiempo de lo que realmente es en realidad) la “información era poder” porque no era tan fácil tener un acceso completo a la misma. Ahora, el poder de la información ya no se dispensa a cuenta gotas, sino más bien es un autoservicio donde uno puede llegar a empacharse. De ahí la necesidad de gestionarla bien en tiempo y forma. En este artículo reflexionaré sobre cómo gestionar el exceso de información.
La información, o mejor dicho, el disponer de información, es un arma de doble filo. Por un lado, el tener la información correcta, y en el momento adecuado, puede suponer conseguir los resultados deseados, o gestionar con éxito una situación concreta.
Por otro lado, el tener información irrelevante, o distorsionada, puede llevarnos a fracasar en la gestión de otras situaciones.
En la gestión de la información muy a menudo aplica la máxima de “menos es más”, debido a que, es tan enorme la cantidad de datos disponibles, es muy tentador escoger senderos inapropiados y perderse en el sinfín de inputs.
El objetivo fundamental de disponer de información es el de aumentar nuestra capacidad para gestionar la incertidumbre. Pero si la dosis de información no es la adecuada, en lugar de conseguir claridad y concentración, lo que vamos a encontrar es confusión y dispersión.
La cantidad de información recibida bien gestionada nos va a permitir enfocar, mientras que su mala gestión va a provocar que nos desenfoquemos de lo que en realidad perseguíamos con, precisamente, la búsqueda de información.
Cómo gestionar el exceso de información
Es tan fácil caer rendido a los cánticos de las sirenas de la información, que se requiere estar preparados para saber cuando estamos dejando de enfocar por el exceso de referencias recibidas.
A continuación, apunto algunas estrategias que se pueden seguir para hacer una buena gestión de la información:
- Identificar el “punto de inflexión”. Hay que identificar cuanto antes el momento en el que empezamos a “perdernos”, desviándonos del camino correcto. El indicador será la sensación que experimentaremos de estar perdiendo el tiempo. Si la sentimos, parar y renfocar.
- Determinar exactamente la información que se busca. Para buscar la información que nos dé las respuestas correctas, debemos previamente hacernos las preguntas adecuadas. Ellas nos guiarán la búsqueda de forma apropiada. Incluso en las “tormentas de ideas”, a veces es mejor centrarse en hacer buenas preguntas, que sólo en dar respuestas, como apunta Hal Gregersen.
- Seleccionar las fuentes o canales para buscar la información. Existen muchas fuentes donde acudir a informarnos. Será preciso identificarlas, considerando el hecho de que sean complementarias en los enfoques y en el tipo de información facilitada.
- Priorizar las fuentes de información y empezar por las que pueden ser más exitosas. No todas las fuentes de información pueden cumplir con las expectativas de ofrecer las respuestas que buscamos. Identificar las que parecen más fiables para cumplir con nuestras necesidades, y empezar por ellas. Luego seguir con las que tenemos expectativas menores.
- Limitar la fase de recopilación de información. Para evitar perder el tiempo en el océano de información existente, es básico limitar el tiempo dedicado en explorar las fuentes de información. Cumplir con los tiempos, de forma más o menos estricta, nos educará en el proceso de búsqueda eficiente.
- Descartar la fuente que no ofrece el tipo de información deseada. Si la inversión destinada a una búsqueda no ha dado sus frutos en el tiempo previsto, es posible que no los dé tampoco en el futuro, o que se esté perdiendo la oportunidad de encontrarlos más rápidamente por otras fuentes.
- Evitar caer en la trampa de acceder a otras informaciones que atraen pero que no son las que se buscan. Internet es un campo de minas, siendo estas los accesos a otro tipo de información, que también pueden ser interesantes para la persona lectora-buscadora, pero que la aleja del tipo de información que requiere en ese preciso momento. La inteligencia artificial, responsable en buena parte de estos atajos, muy a menudo responde más a las necesidades de los fabricantes, que a las necesidades de los consumidores.
- Coordinarse con otras personas para optimizar la búsqueda de información. En un entorno con tanta información disponible, es imprescindible crear una alianza con otras personas (si puede ser con perfiles distintos, pero con el mismo interés en la información a buscar), para poder aunar esfuerzos y ser más eficientes en el proceso de búsqueda.
- Ir de lo genérico a lo específico. Es difícil buscar lo que no se sabe exactamente que se puede encontrar. Para ello el criterio de búsqueda de información tiene que empezar por “los titulares”, y una vez encontrados estos, seguir por la información más detallada que nos puede interesar, y que quizás ni esperábamos descubrir.
- Aprovechar “el hilo” del proceso de búsqueda de información en el momento. En ocasiones la búsqueda de información nos sugiere una línea de investigación que puede llegar a ser muy fructífera. Abandonarla, o aparcarla, para tomar otras vías de exploración, puede hacernos perder oportunidades de éxito al no ser gestionada en el momento.
- Confiar en la intuición. El proceso de búsqueda necesita de estructura en gran medida, pero esto no excluye la posibilidad de seguir nuestra “voz interna” que, sin seguir ninguna lógica específica, nos guía hacia una línea de investigación concreta. Darle una oportunidad para explorarla, antes de descartarla, puede llegar a ser una muy buena opción.
- Muy a menudo la mejor información que se puede encontrar es… ninguna. Existen informaciones que, en determinados momentos, nos alejan de nuestro destino; bien porque nos hacen perder el hilo más adecuado para la búsqueda, o bien porque hacen mella en nuestra actitud positiva. Es por esta razón que, en época de crisis o emergencias extremas, la información hay que dosificarla mucho y seleccionar muy bien las fuentes. Necesitamos información que sea energía para avanzar, no información basura con la que tropezar.
Espero que estas reflexiones te ayuden a seguir gestionando la información de la forma más eficiente posible. ¡Tu productividad y tu sostenibilidad dependen de ello!
Enric Arola
